Datenschutzerklärung

Stand: 9. Juni 2026

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der DSGVO für die Plattform vereinsmitarbeit.de ist:

Frank Hermes (Einzelunternehmer)
Ritzstr. 6, 54595 Prüm, Deutschland
E-Mail: frank.hermes@intelliz.de
USt-IdNr.: DE327486225

2. Datenschutzbeauftragter

Wir sind gesetzlich nicht verpflichtet, einen Datenschutzbeauftragten zu bestellen. Für Fragen zum Datenschutz wenden Sie sich bitte an den oben genannten Verantwortlichen.

3. Rollenverteilung: Plattformbetrieb vs. Vereinsdaten

Die Plattform ist eine Software-as-a-Service-Anwendung, mit der Vereine die Mitarbeit ihrer Mitglieder organisieren. Dabei sind zwei Verarbeitungssituationen zu unterscheiden:

• Betrieb der Plattform (Website, Nutzerkonten, Authentifizierung, Server-Logs): Hier ist Frank Hermes Verantwortlicher. Diese Verarbeitung beschreibt die vorliegende Datenschutzerklärung.
• Verarbeitung der Vereins- und Mitgliederdaten innerhalb der Anwendung (z. B. Namen, geleistete Stunden, Qualifikationen): Hier ist der jeweilige Verein der Verantwortliche, und Frank Hermes verarbeitet diese Daten ausschließlich in dessen Auftrag (Art. 28 DSGVO). Für die Information der Mitglieder ist der jeweilige Verein verantwortlich.

4. Allgemeines zur Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Plattform erforderlich ist. Rechtsgrundlagen sind insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag), lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse) und lit. c DSGVO (rechtliche Verpflichtung).

5. Bereitstellung der Website und Server-Logfiles

Beim Aufruf der Plattform werden durch den Hosting-Dienstleister automatisch technisch notwendige Informationen erfasst (IP-Adresse, Datum/Uhrzeit, aufgerufene Seite, übertragene Datenmenge, HTTP-Status, Referrer-URL, Browsertyp und Betriebssystem). Diese dienen dem sicheren und stabilen Betrieb der Plattform.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Speicherdauer: maximal 7 Tage.

6. Hosting und Infrastruktur

6.1 Webhosting (Hetzner)

Die Plattform wird auf Servern der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland, in deutschen Rechenzentren betrieben. Es besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO.

6.2 Datenbank und Authentifizierung (Supabase)

Für Datenbank und Authentifizierung setzen wir Supabase ein (Supabase, Inc., San Francisco, USA). Supabase erzeugt dabei auch die transaktionalen E-Mails (z. B. Einladungs- und Bestätigungs-E-Mails); der Versand erfolgt über den unter 6.3 genannten Dienstleister. Die Daten werden in einem Rechenzentrum in der Europäischen Union (Region Frankfurt am Main) gespeichert. Mit Supabase besteht ein Data Processing Agreement. Ein etwaiger Zugriff aus den USA ist durch Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 DSGVO) abgesichert.

6.3 Versand transaktionaler E-Mails (Brevo)

Für den Versand transaktionaler E-Mails — Einladungen in einen Verein, Bestätigung der E-Mail-Adresse und Zurücksetzen des Passworts — setzen wir Brevo ein (Sendinblue SAS, 17 rue de Salneuve, 75017 Paris, Frankreich). Übermittelt werden die E-Mail-Adresse der empfangenden Person sowie der Inhalt der jeweiligen Nachricht. Brevo verarbeitet diese Daten ausschließlich zur Zustellung und zur Erstellung technischer Zustellprotokolle. Die Verarbeitung findet in Rechenzentren innerhalb der Europäischen Union statt; eine Übermittlung in ein Drittland findet nicht statt. Mit Brevo besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. f DSGVO.

7. Registrierung und Nutzerkonto

Zur Nutzung ist ein Nutzerkonto erforderlich; Mitglieder werden in der Regel vom Verein per E-Mail eingeladen. Wir verarbeiten E-Mail-Adresse, Passwort (ausschließlich gehasht gespeichert), Vor- und Nachname sowie Vereinszugehörigkeit und Rolle.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

8. Authentifizierung und Cookies

Wir verwenden ausschließlich technisch notwendige Cookies bzw. Speichertechniken (Session-/ Authentifizierungs-Token, lokale Speicherung der Anzeigeeinstellung). Es findet kein Tracking, keine Webanalyse und keine Werbung statt. Eine Einwilligung ist hierfür nicht erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).

9. Progressive Web App (PWA) und lokale Zwischenspeicherung

Die Plattform kann als PWA installiert werden. Ein Service Worker speichert Inhalte und zuletzt abgerufene Daten lokal auf Ihrem Endgerät zwischen (Cache), um die Anwendung schneller und auch bei kurzzeitig unterbrochener Verbindung nutzbar zu machen. Diese Daten verbleiben auf Ihrem Gerät und können durch Löschen der Browser-/App-Daten entfernt werden.

10. Schriftarten

Die verwendete Schriftart („Inter") wird lokal von unseren bzw. den von uns beauftragten Servern ausgeliefert. Es erfolgt keine Verbindung zu Servern Dritter (z. B. Google Fonts).

11. Empfänger / Auftragsverarbeiter

12. Drittlandübermittlung

Die Daten werden grundsätzlich innerhalb der EU verarbeitet. Soweit beim Einsatz von Supabase ein Zugriff aus den USA nicht ausgeschlossen werden kann, erfolgt dieser auf Grundlage der Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 DSGVO).

13. Speicherdauer

• Kontodaten: für die Dauer des Nutzungsverhältnisses.
• Mitglieder-/Vereinsdaten (Auftragsverarbeitung): Löschung bei Kontokündigung des Vereins, spätestens 90 Tage danach; einzelne Mitglieder bei Austritt durch den Verein.
• Nutzungsstatistik (Datum der App-Nutzung): 13 Monate, danach automatische Löschung.
• Backups: Rotation nach maximal 30 Tagen.
• Server-Logfiles: maximal 7 Tage.

14. Ihre Rechte als betroffene Person

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20), Widerspruch (Art. 21) sowie auf Widerruf erteilter Einwilligungen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Hinweis: Betreffen Ihre Daten die Verarbeitung innerhalb der Anwendung im Auftrag eines Vereins (siehe Ziffer 3), richten Sie Ihr Anliegen bitte an den jeweiligen Verein als Verantwortlichen. Zur Ausübung Ihrer Rechte uns gegenüber genügt eine formlose Mitteilung an die unter Ziffer 1 genannten Kontaktdaten.

15. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Rheinland-Pfalz
Hintere Bleiche 34, 55116 Mainz
Telefon: 06131 8920-0
E-Mail: poststelle@datenschutz.rlp.de

16. Pflicht zur Bereitstellung von Daten

Die Bereitstellung der zur Kontoerstellung und Anmeldung erforderlichen Daten ist für die Nutzung der Plattform notwendig. Ohne diese Daten kann kein Nutzerkonto bereitgestellt werden.

17. Automatisierte Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling (Art. 22 DSGVO) findet nicht statt.

18. Feedback zur App

Über die Feedback-Funktion können Sie die Anwendung mit ein bis fünf Sternen bewerten und uns optional einen Text schreiben. Verantwortlich für diese Verarbeitung ist der Anbieter der Anwendung (siehe Ziffer 1), nicht Ihr Verein. Ihr Verein erhält diese Rückmeldungen nicht.

Verarbeitet werden die Bewertung, Ihr Freitext, der Verein, aus dem die Rückmeldung stammt, sowie der Zeitpunkt. Im Regelfall werden zusätzlich Ihr Name und Ihre E-Mail-Adresse übermittelt, damit wir auf Rückfragen antworten können. Wählen Sie beim Absenden die Option „Anonym absenden“, werden weder Name noch E-Mail-Adresse gespeichert; die Rückmeldung lässt sich dann keiner Person mehr zuordnen.

Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an der Verbesserung der Anwendung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Abgabe von Feedback ist freiwillig; es entstehen Ihnen keine Nachteile, wenn Sie darauf verzichten. Rückmeldungen werden spätestens 24 Monate nach Eingang gelöscht.

19. Nutzungsstatistik innerhalb der App

Damit ein Verein einschätzen kann, ob das Werkzeug von seinen Mitgliedern angenommen wird, hält die App fest, an welchen Tagen ein Mitglied die Anwendung geöffnet hat. Gespeichert werden ausschließlich der Verein, das Mitglied und das Datum — keine Uhrzeit, keine IP-Adresse, keine Geräteinformationen und keine Angaben darüber, welche Seiten aufgerufen wurden.

Der Verein sieht daraus nur aggregierte Zahlen: wie viele Mitglieder die App heute, in dieser Woche, in diesem Monat und in diesem Jahr geöffnet haben. Ein Rückschluss auf einzelne Personen ist über diese Anzeige nicht möglich; die zugrunde liegenden Einzeleinträge sind in der Anwendung für niemanden abrufbar.

Verantwortlicher für diese Verarbeitung ist der jeweilige Verein (siehe Ziffer 3). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; das berechtigte Interesse liegt in der Beurteilung, ob das eingesetzte Werkzeug seinen Zweck erfüllt. Die Einträge werden nach 13 Monaten automatisch gelöscht; scheidet ein Mitglied aus dem Verein aus, werden sie sofort mit gelöscht.

20. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht. Es gilt die jeweils aktuelle, auf der Plattform veröffentlichte Fassung.