Allgemeine Geschäftsbedingungen

Stand: 19. Oktober 2026

§ 1 Geltungsbereich und Vertragspartner

(1) Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen gelten für alle Verträge über die Nutzung der Plattform vereinsmitarbeit.de (nachfolgend „Plattform“) zwischen

Frank Hermes, Einzelunternehmer, Ritzstr. 6, 54595 Prüm (nachfolgend „Anbieter“)

und dem Kunden.

(2) Das Angebot richtet sich ausschließlich an Vereine, Schulen, Kindertagesstätten, Fördervereine, Elterninitiativen, Verbände und vergleichbare Organisationen (nachfolgend „Kunde“). Mit Verbrauchern im Sinne des § 13 BGB wird kein Vertrag geschlossen.

(3) Vertragspartner des Anbieters ist allein der Kunde. Die Mitglieder des Kunden und die von ihm benannten Administratoren (nachfolgend gemeinsam „Nutzer“) nutzen die Plattform für den Kunden; ein eigener Vertrag über die Leistungen der Plattform kommt mit ihnen nicht zustande.

(4) Wer einen Kunden auf der Plattform registriert oder für ihn einen Tarif bestellt, versichert, hierzu berechtigt zu sein.

(5) Abweichende, entgegenstehende oder ergänzende Bedingungen des Kunden werden nicht Vertragsbestandteil, auch wenn der Anbieter ihnen nicht ausdrücklich widerspricht.

§ 2 Vertragsschluss

(1) Die Darstellung der Plattform und der Tarife auf der Website ist kein bindendes Angebot.

(2) Der Vertrag über den kostenlosen Tarif („Free-Tarif“) kommt zustande, sobald die Registrierung des Kunden abgeschlossen und sein Zugang freigeschaltet ist. Ein Anspruch auf Vertragsschluss besteht nicht; der Anbieter kann Registrierungen ohne Angabe von Gründen ablehnen.

(3) Der Vertrag über einen kostenpflichtigen Tarif kommt zustande, wenn der Kunde den Tarif in Textform bestellt und der Anbieter die Bestellung bestätigt, spätestens mit Freischaltung des Tarifs oder Zugang der Rechnung.

(4) Ein Widerrufsrecht besteht nicht.

(5) Der erste kostenpflichtige Tarif eines Kunden ist 14 Tage kostenlos (Testphase). Kündigt der Kunde in dieser Zeit, endet der Tarif mit dem letzten Testtag, ohne dass Vergütung anfällt. Hat der Kunde bis zum Ende der Testphase keine Rechnungsdaten hinterlegt, wird der Vertrag im Free-Tarif fortgeführt.

§ 3 Leistungen des Anbieters

(1) Der Anbieter stellt dem Kunden die Plattform zur Organisation der Mitarbeit seiner Mitglieder (insbesondere Aufgaben, Erfassung und Genehmigung von Stunden, Pflichtstunden) als Software-as-a-Service über das Internet zur Verfügung. Der Funktionsumfang ergibt sich aus der Beschreibung auf der Website in der bei Vertragsschluss gültigen Fassung. Alle Tarife enthalten denselben Funktionsumfang.

(2) Der Anbieter entwickelt die Plattform laufend weiter. Er darf Funktionen ändern, erweitern, ersetzen oder einstellen, soweit die Nutzung der Plattform für den in Absatz 1 genannten Zweck dadurch nicht wesentlich beeinträchtigt wird. Ein Anspruch auf eine bestimmte Funktion, auf deren Beibehaltung oder auf eine bestimmte Gestaltung besteht nicht.

(3) Nicht geschuldet sind der Internetzugang und die Endgeräte des Kunden und seiner Nutzer, individuelle Anpassungen, Einrichtung, Schulung und Datenübernahme. Solche Leistungen erbringt der Anbieter nur nach gesonderter Vereinbarung (§ 20).

(4) Der Anbieter beantwortet Anfragen per E-Mail ohne zugesicherte Reaktions- oder Lösungszeiten. Im Free-Tarif besteht kein Anspruch auf Unterstützung.

(5) Soweit die Plattform E-Mails oder Push-Benachrichtigungen versendet, schuldet der Anbieter die Absendung, nicht den Zugang beim Empfänger.

(6) Der Anbieter darf sich zur Leistungserbringung Dritter bedienen.

§ 4 Verfügbarkeit

(1) In kostenpflichtigen Tarifen ist die Plattform im Jahresmittel zu 98 % verfügbar. Nicht als Ausfall zählen

angekündigte Wartungsarbeiten,
Störungen durch höhere Gewalt oder durch Umstände außerhalb des Einflussbereichs des Anbieters, insbesondere Störungen des Internets oder der Netze Dritter,
Störungen, die der Kunde oder seine Nutzer verursacht haben,
Sperrungen nach § 10.

(2) Wartungsarbeiten legt der Anbieter nach Möglichkeit in nutzungsarme Zeiten.

(3) Im Free-Tarif ist keine bestimmte Verfügbarkeit geschuldet.

§ 5 Tarife und Tarifgrenze

(1) Die Tarife richten sich nach der Zahl der Mitgliedschaften, die der Kunde auf der Plattform verwaltet. Eine Mitgliedschaft ist ein im Konto des Kunden angelegtes Einzelmitglied oder eine Familie; eine Familie zählt einmal, unabhängig davon, wie viele Personen ihr angehören. Mit gezählt werden die Administratoren und alle Mitglieder, unabhängig davon, ob sie sich bereits angemeldet haben. Tarifgrenzen und Zählweise ergeben sich im Einzelnen aus der bei Bestellung gültigen Preisliste auf der Website.

(2) Die Zahl der Mitgliedschaften wird von der Plattform ermittelt. Diese Zahl ist für die Tarifeinstufung maßgeblich.

(3) Zugang zur Plattform haben höchstens so viele Mitgliedschaften, wie die Grenze des Tarifs erlaubt. Überschreitet der Kunde die Grenze, wird ein Beitritt nicht abgelehnt; die Mitglieder der Mitgliedschaften oberhalb der Grenze erhalten jedoch keinen Zugang. Die Plattform bestimmt sie automatisch: Zuerst haben die Mitgliedschaften mit einem Administrator Zugang, danach die übrigen in der Reihenfolge ihres Beitritts. Eine Familie erhält oder verliert den Zugang immer gemeinsam. Die Plattform zeigt den Administratoren an, welche Mitglieder keinen Zugang haben.

(4) Wechselt der Kunde während einer laufenden Vertragslaufzeit in einen höheren Tarif, beginnt mit dem Wechsel eine neue Vertragslaufzeit nach § 12 Abs. 2. Hat der Kunde für den bisherigen Tarif jährlich im Voraus gezahlt, rechnet der Anbieter die Vergütung für die nicht verbrauchte Restlaufzeit zeitanteilig auf die Vergütung des neuen Tarifs an.

(5) Die Daten der Mitglieder ohne Zugang, insbesondere ihre geleisteten Stunden, bleiben gespeichert und sind für die Administratoren weiter einsehbar und exportierbar. Wechselt der Kunde in einen Tarif, der die Zahl seiner Mitgliedschaften deckt, oder sinkt die Zahl der Mitgliedschaften unter die Grenze, erhalten die betroffenen Mitglieder den Zugang sofort zurück. Die fehlende Zugangsberechtigung einzelner Mitglieder ist keine Sperrung nach § 10 und kein Mangel der Leistung.

(6) Sinkt die Zahl der Mitgliedschaften, kann der Kunde zum Beginn der nächsten Vertragslaufzeit in einen niedrigeren Tarif wechseln. Eine Erstattung für die laufende Laufzeit erfolgt nicht.

(7) Der Kunde darf die Tarifgrenze nicht umgehen, insbesondere nicht, indem er eine Organisation auf mehrere Konten aufteilt oder Personen, die keine Familie bilden, zu einer Familie zusammenfasst.

(8) Räumt der Anbieter dem Kunden im Einzelfall eine höhere Grenze, einen befristeten erweiterten Zugang oder eine unentgeltliche Nutzung ohne Tarifgrenze ein, geschieht dies freiwillig. Ist ein Datum mitgeteilt, endet die Vergünstigung zu diesem Datum, ohne dass es einer Kündigung bedarf; andernfalls kann der Anbieter sie mit einer Frist von sechs Wochen in Textform beenden. Danach gilt der Free-Tarif, sofern der Kunde keinen anderen Tarif wählt.

§ 6 Besonderheiten des Free-Tarifs

(1) Der Free-Tarif ist eine freiwillige, unentgeltliche Leistung. Der Anbieter kann ihn mit einer Frist von sechs Wochen in Textform ändern, seine Tarifgrenze anpassen oder ihn einstellen.

(2) Hat sich sechs Monate lang kein Nutzer eines Kunden im Free-Tarif auf der Plattform angemeldet, kündigt der Anbieter die Löschung zweimal per E-Mail an die Administratoren an. Meldet sich bis zum Ablauf von 14 Tagen nach der zweiten Ankündigung kein Nutzer an, endet der Vertrag und der Anbieter löscht das Konto des Kunden samt aller Daten.

(3) Für Mängel und Haftung im Free-Tarif gelten § 15 Abs. 6 und § 16 Abs. 6.

§ 7 Vergütung und Zahlung

(1) Es gelten die Preise der bei Bestellung gültigen Preisliste. Alle Preise enthalten die gesetzliche Umsatzsteuer.

(2) Abrechnungszeitraum ist der bei der Bestellung vereinbarte Zeitraum, mangels Vereinbarung ein Jahr. Welche Abrechnungszeiträume und Zahlungswege der Anbieter anbietet, ergibt sich aus der bei Bestellung gültigen Preisliste. Die Vergütung ist für den gesamten Abrechnungszeitraum im Voraus und innerhalb von 14 Tagen nach Zugang der Rechnung ohne Abzug zu zahlen, per Überweisung, soweit kein anderer Zahlungsweg vereinbart ist.

(3) Der Kunde ist damit einverstanden, Rechnungen ausschließlich elektronisch per E-Mail zu erhalten.

(4) Bei Zahlungsverzug gelten die gesetzlichen Verzugsfolgen einschließlich der Pauschale nach § 288 Abs. 5 BGB. Zahlt der Kunde auch nach Mahnung mit einer Frist von 14 Tagen nicht, darf der Anbieter den Zugang nach § 10 sperren.

(5) Beendet der Kunde die Nutzung vor Ablauf der Vertragslaufzeit, nutzt er die Plattform nicht oder sinkt die Zahl seiner Mitgliedschaften, wird im Voraus gezahlte Vergütung nicht erstattet. § 12 Abs. 5, § 18 Abs. 3 und zwingende gesetzliche Ansprüche bleiben unberührt.

(6) Der Kunde kann nur mit unbestrittenen oder rechtskräftig festgestellten Forderungen aufrechnen oder ein Zurückbehaltungsrecht ausüben. Das gilt nicht für Gegenansprüche wegen Mängeln aus demselben Vertragsverhältnis.

§ 8 Preisänderungen

(1) Der Anbieter kann die Preise mit Wirkung zum Beginn einer neuen Vertragslaufzeit ändern. Er teilt dem Kunden die Änderung mindestens sechs Wochen vor Ablauf der laufenden Vertragslaufzeit in Textform mit.

(2) Kündigt der Kunde den Vertrag nicht zum Ende der laufenden Vertragslaufzeit, gilt ab der neuen Laufzeit der geänderte Preis. Darauf weist der Anbieter in der Mitteilung hin.

§ 9 Pflichten des Kunden

(1) Der Kunde macht bei Registrierung und Bestellung wahrheitsgemäße Angaben und hält sie aktuell. Er stellt sicher, dass mindestens ein Administrator unter der hinterlegten E-Mail-Adresse erreichbar ist. Erklärungen des Anbieters an diese Adresse sind zulässig und ausreichend.

(2) Der Kunde wählt seine Administratoren sorgfältig aus und sorgt dafür, dass Zugangsdaten geheim gehalten werden. Das Verhalten seiner Nutzer auf der Plattform wird dem Kunden wie eigenes Verhalten zugerechnet.

(3) Der Kunde ist für die Daten, die er und seine Nutzer auf der Plattform eingeben, allein verantwortlich. Er stellt sicher, dass er zur Eingabe dieser Daten und zum Versand von Einladungen und Benachrichtigungen an seine Mitglieder berechtigt ist.

(4) Der Kunde und seine Nutzer dürfen die Plattform nicht missbräuchlich nutzen. Unzulässig ist insbesondere,

rechtswidrige Inhalte einzustellen,
die Einladungs- und Benachrichtigungsfunktionen für Werbung oder andere vereinsfremde Zwecke zu verwenden,
Sicherheitsvorkehrungen zu umgehen, die Plattform automatisiert auszulesen oder Lasttests durchzuführen,
die Plattform Dritten entgeltlich oder unentgeltlich zur eigenen Nutzung zu überlassen.

(5) Der Kunde sichert seine Daten regelmäßig über die Exportfunktionen der Plattform, insbesondere vor Vertragsende.

(6) Der Kunde stellt den Anbieter von Ansprüchen Dritter frei, die auf einer von ihm zu vertretenden Verletzung dieser Pflichten beruhen, einschließlich der angemessenen Kosten der Rechtsverteidigung.

§ 10 Sperrung

(1) Der Anbieter darf den Zugang des Kunden oder einzelner Nutzer ganz oder teilweise vorübergehend sperren,

wenn der Kunde trotz Mahnung nach § 7 Abs. 4 nicht zahlt,
bei einem erheblichen Verstoß gegen § 9,
wenn dies zur Abwehr einer Gefahr für die Sicherheit oder den Betrieb der Plattform erforderlich ist,
wenn der Anbieter gesetzlich, gerichtlich oder behördlich dazu verpflichtet ist.

(2) Der Anbieter kündigt die Sperrung vorher an, soweit ihm das zumutbar ist und der Zweck der Sperrung dadurch nicht gefährdet wird.

(3) Hat der Kunde die Sperrung zu vertreten, bleibt er zur Zahlung der Vergütung verpflichtet.

§ 11 Nutzungsrechte, Inhalte und Referenz

(1) Der Kunde erhält für die Dauer des Vertrages das einfache, nicht übertragbare Recht, die Plattform für die Organisation der Mitarbeit in der eigenen Organisation zu nutzen. Ein Anspruch auf Überlassung der Software oder des Quellcodes besteht nicht.

(2) Die Inhalte des Kunden bleiben seine Inhalte. Der Anbieter darf sie verarbeiten, soweit dies zur Erbringung der Leistungen erforderlich ist.

(3) Rückmeldungen und Verbesserungsvorschläge des Kunden und seiner Nutzer darf der Anbieter unentgeltlich und ohne Einschränkung verwerten.

(4) Der Anbieter darf anonymisierte, zusammengefasste Angaben über die Nutzung der Plattform zur Verbesserung und Bewerbung seines Angebots verwenden.

(5) Der Anbieter darf Kunden in einem kostenpflichtigen Tarif mit Namen und Logo als Referenz nennen. Der Kunde kann dem jederzeit in Textform widersprechen.

§ 12 Laufzeit und Kündigung

(1) Der Vertrag über den Free-Tarif läuft auf unbestimmte Zeit. Der Kunde kann ihn jederzeit ohne Frist kündigen, der Anbieter mit einer Frist von sechs Wochen.

(2) Die Laufzeit eines kostenpflichtigen Tarifs entspricht dem vereinbarten Abrechnungszeitraum (§ 7 Abs. 2); bei einer Testphase (§ 2 Abs. 5) beginnt sie mit deren Ende. Der Vertrag verlängert sich jeweils um denselben Zeitraum, wenn er nicht zum Ende der Laufzeit gekündigt wird. Die Kündigungsfrist beträgt einen Monat, bei einem Abrechnungszeitraum von einem Monat 14 Tage.

(3) Mit dem Ende eines kostenpflichtigen Tarifs wird der Vertrag im Free-Tarif fortgeführt, sofern der Kunde nicht auch diesen kündigt. Übersteigt die Zahl seiner Mitgliedschaften die Grenze des Free-Tarifs, gilt § 5 Abs. 3 und 5: Zugang haben nur noch so viele Mitgliedschaften, wie der Free-Tarif erlaubt.

(4) Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund für den Anbieter liegt insbesondere vor, wenn der Kunde

mit der Zahlung trotz Mahnung länger als 30 Tage in Verzug ist,
schwerwiegend oder wiederholt gegen § 9 verstößt,
die Tarifgrenze entgegen § 5 Abs. 7 umgeht,
den Vertrag zur Auftragsverarbeitung nicht oder nicht in der aktuellen Fassung abschließt.

(5) Stellt der Anbieter den Betrieb der Plattform ein, kann er alle Verträge mit einer Frist von drei Monaten kündigen. Im Voraus gezahlte Vergütung erstattet er zeitanteilig.

(6) Kündigungen bedürfen der Textform.

§ 13 Daten bei Vertragsende

(1) Bis zum Vertragsende kann der Kunde seine Daten über die Exportfunktionen der Plattform sichern. Ein Anspruch auf ein bestimmtes Format oder auf Unterstützung bei der Übernahme in ein anderes System besteht nicht.

(2) Der Anbieter löscht die Daten des Kunden spätestens 90 Tage nach Vertragsende; Sicherungskopien werden innerhalb von weiteren 30 Tagen überschrieben. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten des Anbieters bleiben unberührt.

(3) Nach der Löschung besteht kein Anspruch auf Wiederherstellung oder Herausgabe.

§ 14 Datenschutz

(1) Der Kunde ist für die Verarbeitung der personenbezogenen Daten seiner Mitglieder Verantwortlicher im Sinne der DSGVO. Der Anbieter verarbeitet diese Daten in seinem Auftrag.

(2) Der Vertrag zur Auftragsverarbeitung wird in der Plattform abgeschlossen und ist Bestandteil dieses Vertrages. Bei Widersprüchen geht er in Fragen des Datenschutzes diesen Bedingungen vor. Vor seinem Abschluss darf der Kunde keine Mitgliederdaten eingeben.

§ 15 Mängel

(1) Der Kunde meldet Mängel unverzüglich in Textform und beschreibt sie so, dass der Anbieter sie nachvollziehen kann.

(2) Der Anbieter beseitigt Mängel innerhalb angemessener Frist. Die Art der Beseitigung bestimmt er; sie kann auch in einer zumutbaren Umgehungslösung bestehen.

(3) Unerhebliche Beeinträchtigungen sind keine Mängel.

(4) Die verschuldensunabhängige Haftung für Mängel, die bei Vertragsschluss bereits vorhanden waren (§ 536a Abs. 1 Alt. 1 BGB), ist ausgeschlossen. Das Recht zur Selbstbeseitigung (§ 536a Abs. 2 BGB) ist ausgeschlossen.

(5) Der Kunde darf die laufende Vergütung wegen eines Mangels nicht eigenmächtig kürzen; sein Anspruch auf Rückzahlung zu viel gezahlter Vergütung bleibt unberührt. Eine Kündigung wegen Nichtgewährung des vertragsgemäßen Gebrauchs ist erst zulässig, wenn die Mängelbeseitigung fehlgeschlagen ist.

(6) Im Free-Tarif haftet der Anbieter für Mängel nur, wenn er sie arglistig verschwiegen hat.

§ 16 Haftung

(1) Der Anbieter haftet unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit, bei der Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit, nach dem Produkthaftungsgesetz sowie im Umfang einer von ihm übernommenen Garantie.

(2) Bei einfacher Fahrlässigkeit haftet der Anbieter nur, wenn er eine wesentliche Vertragspflicht verletzt hat, also eine Pflicht, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrages überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf. In diesem Fall ist die Haftung auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden begrenzt.

(3) Die Haftung nach Absatz 2 ist je Schadensfall der Höhe nach begrenzt auf die Vergütung, die der Kunde in den zwölf Monaten vor dem Schadensereignis gezahlt hat, mindestens jedoch auf 500 Euro.

(4) Im Übrigen ist die Haftung des Anbieters ausgeschlossen.

(5) Für den Verlust von Daten haftet der Anbieter nach den Absätzen 2 und 3 nur in Höhe des Aufwands, der bei regelmäßiger Sicherung durch den Kunden (§ 9 Abs. 5) zur Wiederherstellung erforderlich gewesen wäre.

(6) Im Free-Tarif haftet der Anbieter nur für Vorsatz und grobe Fahrlässigkeit. Absatz 1 bleibt unberührt.

(7) Ansprüche des Kunden verjähren in einem Jahr ab dem gesetzlichen Verjährungsbeginn. Das gilt nicht für Ansprüche nach Absatz 1.

(8) Die vorstehenden Regelungen gelten auch zugunsten der Erfüllungsgehilfen des Anbieters.

§ 17 Höhere Gewalt

Der Anbieter ist von seiner Leistungspflicht befreit, soweit und solange er durch Umstände an der Leistung gehindert ist, die er nicht zu vertreten hat und nicht mit zumutbarem Aufwand abwenden kann, insbesondere Ausfälle bei Rechenzentrums- und Netzbetreibern, Angriffe Dritter auf die Infrastruktur, Naturereignisse und behördliche Anordnungen.

§ 18 Änderung dieser Bedingungen

(1) Der Anbieter kann diese Bedingungen ändern, wenn dafür ein sachlicher Grund besteht, insbesondere bei Änderungen der Rechtslage, bei neuen oder geänderten Funktionen oder zur Schließung von Regelungslücken, und wenn das Verhältnis von Leistung und Gegenleistung dadurch nicht wesentlich zum Nachteil des Kunden verschoben wird.

(2) Der Anbieter teilt dem Kunden die Änderung mindestens sechs Wochen vor ihrem Inkrafttreten in Textform mit. Widerspricht der Kunde nicht bis zum Inkrafttreten in Textform, gilt die Änderung als angenommen. Darauf weist der Anbieter in der Mitteilung hin.

(3) Widerspricht der Kunde, gelten die bisherigen Bedingungen fort. Der Anbieter kann den Vertrag in diesem Fall mit einer Frist von einem Monat kündigen; im Voraus gezahlte Vergütung erstattet er zeitanteilig.

§ 19 Übertragung des Vertrages

(1) Der Anbieter darf den Vertrag mit allen Rechten und Pflichten auf ein Unternehmen übertragen, das den Betrieb der Plattform übernimmt, insbesondere auf eine von ihm gegründete Gesellschaft. Er teilt dem Kunden die Übertragung mindestens vier Wochen vorher in Textform mit. Der Kunde kann den Vertrag zum Zeitpunkt der Übertragung kündigen.

(2) Der Kunde darf Rechte und Pflichten aus dem Vertrag nur mit Zustimmung des Anbieters in Textform übertragen.

§ 20 Zusatzleistungen

Einrichtung, Schulung, Datenübernahme und Vereinbarungen mit Verbänden werden gesondert vereinbart und vergütet. Diese Bedingungen gelten dafür ergänzend.

§ 21 Schlussbestimmungen

(1) Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.

(2) Ist der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen oder hat er keinen allgemeinen Gerichtsstand in Deutschland, ist ausschließlicher Gerichtsstand der Sitz des Anbieters. Der Anbieter darf den Kunden auch an dessen Sitz verklagen.

(3) Erfüllungsort ist der Sitz des Anbieters.

(4) Änderungen und Ergänzungen des Vertrages sowie Nebenabreden bedürfen der Textform. Vertragssprache ist Deutsch.

(5) Sollte eine Bestimmung dieser Bedingungen unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt.